Prozessautomatisierung: Definition, Vorteile, Beispiele

Definition der Prozessautomatisierung

Prozessautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologien oder einer Kombination verschiedener Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in Unternehmen. Die Hauptziele der Prozessautomatisierung sind die Steigerung der Effizienz, die Reduzierung des Arbeitsaufwands und des Ressourceneinsatzes sowie die Kosteneffizienz bei der Zielerreichung. Die Palette der Prozessautomatisierung umfasst eine Vielzahl von Technologien und Ansätzen. Insbesondere wird Robotic Process Automation (RPA) als schnelle und vergleichsweise einfache Methode angesehen, deren Kostenaufwand als relativ gering eingeschätzt wird. Die Prozessautomatisierung basiert auf verschiedenen Prinzipien und Methoden, darunter die Nutzwertanalyse, die Alternativen anhand verschiedener Zielgrößen bewertet, die nicht nur in Geldeinheiten ausdrückbar sind . In der Nutzwertanalyse werden damit auch nicht messbare Zielgrößen in den Entscheidungsprozess mit einbezogen. Die Nutzwertanalyse durchläuft die Schritte: Alternativen festlegen, Zielgrößen identifizieren, Gewichtung der Zielgrößen und Bewertung der Zielgrößen.

RPA, BPA und Digitalisierung

RPA umfasst Software-Roboter, die auf Computern installiert sind und eigenständig in bestehenden Anwendungen agieren. Diese Roboter interagieren über die Benutzeroberfläche mit anderen Systemen und ahmen menschliches Handeln nach. Sie sind keine physischen Maschinen, sondern Programme, die Mitarbeitende bei der Ausführung ihrer Aufgaben unterstützen oder bestimmte Tätigkeiten übernehmen können. RPA eignet sich insbesondere für klar definierte Prozesse und Standards, beispielsweise für die Bearbeitung von großvolumigen Prozessvorgängen und Arbeitsabläufen. Im Gegensatz zur Business Process Automation (BPA), in der mehrstufige Prozesse automatisiert werden, ist RPA kosteneffizienter und schneller zu implementieren.

Zusammenfassend sind RPA und BPA spezifische Technologien zur Automatisierung von Prozessen, während die Digitalisierung ein umfassenderes Themenfeld darstellt, das die Transformation von Geschäftsprozessen durch den Einsatz digitaler Technologien beinhaltet.

Darum macht die Prozessautomatisierung Sinn

Die Prozessautomatisierung entwickelte sich aus dem Bedürfnis heraus, Effizienz und Produktivität zu steigern. Historisch gesehen begann sie mit dem Bestreben, mechanische und elektronische Werkzeuge zu nutzen, um menschliche Arbeit zu erleichtern. Mit der Zeit wurden Automatisierungslösungen immer fortschrittlicher, um komplexe Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu optimieren. Gründe dafür sind

die Verringerung von Arbeitsaufwand,
Kostenersparnis,
Fehlerminimierung und
die Möglichkeit, Geschäftsabläufe zu skalieren und zu standardisieren.

Mit der Integration von KI und Cloud-Technologien hat die Prozessautomatisierung weiter an Bedeutung gewonnen.
Die Prozessautomatisierung kann eine Vielzahl von Herausforderungen lösen, darunter ineffiziente Prozesse, hohe Betriebskosten, menschliche Fehler und Schwierigkeiten bei der Skalierung von Geschäftsprozessen.

Die Bedeutung und Vorteile der Prozessautomatisierung

Die Vorteile der Prozessautomatisierung sind zahlreich und vielfältig:

Kostenersparnis: Unternehmen können erhebliche Kosteneinsparungen von bis zu 59 % erzielen, indem sie die mühsame Arbeit der Prozessautomatisierung überlassen.
Steigerung der Produktivität: Die Automatisierung von Prozessen ermöglicht es, Geschäftsziele schneller zu erreichen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
Effizientere Nutzung von Mitarbeiterressourcen: Mitarbeitende können sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren, da repetitive und zeitaufwändige Aufgaben automatisiert werden.
Fehlerminimierung: Durch die Automatisierung wird das Risiko menschlicher Fehler drastisch reduziert, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Prozesse verbessert.
Transparenz im Management: Die klare Definition und Optimierung von Geschäftsprozessen erleichtert es Managern, das große Ganze zu erfassen und Ideen für weitere Verbesserungen zu entwickeln.
Compliance: Durch die Implementierung automatisierter Geschäftsprozesse können interne und externe Standards effizient eingehalten werden, was zu geringeren Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften führt.

Diese Prozesse eignen sich besonders für die Automatisierung

Immer mehr Unternehmen erkennen die Möglichkeiten, ihre internen Abläufe durch Automatisierung zu optimieren. Doch oft stellt sich die Frage, welche konkreten Prozesse sich dafür eignen. Eine gründliche Analyse und Bewertung der vorhandenen Prozesse ist hierbei von entscheidender Bedeutung. Typischerweise eignen sich repetitive und regelbasierte Aufgaben besonders gut für die Automatisierung. Insbesondere standardisierte Prozesse, die typischerweise in der Unternehmensverwaltung wie Finanz-, IT- und HR-Bereichen auftreten, bieten ein großes Potenzial für die Prozessautomatisierung.

Einige Prozesse eignen sich besonders gut für die Automatisierung, da sie wiederholbar, vorhersehbar und regelbasiert sind. Sie erfordern wenig menschliches Urteilsvermögen und können daher von einem Computerprogramm effizient ausgeführt werden. Hier sind einige Beispiele:

Rechnungsbearbeitung: Die Verarbeitung von Rechnungen ist oft ein zeitintensiver Prozess, der jedoch viele wiederkehrende Schritte wie Dateneingabe, Validierung und Genehmigung umfasst. Durch die Automatisierung können diese Schritte beschleunigt werden, Fehler minimiert und die Effizienz gesteigert werden.
Bestellabwicklung: Die Bearbeitung von Bestellungen in einem Unternehmen erfordert oft die gleichen Schritte, wie die Überprüfung der Bestellung, die Bestandsverwaltung und die Benachrichtigung des Kunden. Durch die Automatisierung können diese Schritte automatisch ausgeführt werden, was zu einer schnelleren Abwicklung und einer besseren Kundenerfahrung führt.
Onboarding neuer Mitarbeiter: Der Prozess der Einarbeitung neuer Mitarbeiter beinhaltet viele administrative Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen, das Bereitstellen von Informationen und die Zuweisung von Zugriffsrechten. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben können Unternehmen Zeit sparen und sicherstellen, dass der Onboarding-Prozess reibungslos verläuft.

Arten der Prozessautomatisierung

Grundsätzlich lassen sich drei verschiedene Arten der Prozessautomatisierung unterscheiden:

Simple Prozessautomatisierung

Simple Prozessautomatisierung liegt vor, wenn die Aufgaben eines Prozesses äußerst klar strukturiert sind und sich regelmäßig in einer wiederholbaren Form abspielen. Es gibt kaum alternative Wege durch den Prozess, und wenn es Varianten gibt, sind sie in ihrer Art und Häufigkeit festgelegt. Sowohl die eingehenden Informationen als auch die im Verlauf verarbeiteten Daten und die Endresultate des Prozesses sind bekannt und äußerst gut strukturiert. Darüber hinaus sind die zugrunde liegenden Daten entweder bereits digitalisiert oder leicht in digitaler Form verfügbar.

Beispiele: Repetitive Tätigkeiten wie Stammdatenaktualisierung, Kundendatenpflege, Mahnverfahren, Buchungen, Dokumentenablage, Prüfverfahren, E-Mail-Bearbeitung oder Datenübertragung.

Regelbasierte Prozessautomatisierung

Typischerweise weisen Regelprozesse eine umfangreiche Anzahl von Aufgaben und Entscheidungen auf, die sowohl auf strukturierten als auch unstrukturierten Daten basieren. Die Abfolge der Aktivitäten ist oft flexibler und kann stark von den Ergebnissen vorheriger Aufgaben oder externen Einflussfaktoren abhängen. Das Ergebnis eines Regelprozesses ist vordefiniert.

Beispiele: Entscheidungen über Bewerber, Anträge, medizinische Behandlungen, Schadensansprüche, Angebote, Lieferungen oder Einkäufe.

Intelligente Prozessautomatisierung

Ad-hoc-Prozesse zeichnen sich dadurch aus, dass unvorhergesehene Ereignisse jederzeit während des Prozessverlaufs auftreten können. Regelbasierte Prozessautomatisierung stößt hier an ihre Grenzen, da für automatisierte Systeme kein vordefinierter Algorithmus existiert. In solchen Situationen improvisieren Menschen, basierend auf ihren Erfahrungen und ihrem „Bauchgefühl".

Die nächste Entwicklungsstufe der Künstlichen Intelligenz wird durch hochentwickelte neuronale Netzalgorithmen ermöglicht, tiefgreifend zu lernen und logisch zu denken.

Beispiele: Produktentwicklung, Verhandlungen oder Strategieentwicklungen.

Schritte zur Prozessautomatisierung

Die erfolgreiche Umsetzung einer Prozessautomatisierung erfordert bestimmte Schritte:

1. Analyse der Geschäftsprozesse

Um Automatisierung zu ermöglichen, ist es zunächst erforderlich, die bestehenden Prozesse zu verstehen und die Abläufe im Unternehmen zu analysieren. Viele Prozesse sind komplex und undurchsichtig, insbesondere in größeren Unternehmen, wo Aufgaben und Daten schnell unübersichtlich werden können.

Durch die Analyse der Prozesse können ineffiziente Abläufe identifiziert und Schwachstellen im Geschäftsablauf aufgedeckt werden. Dies kann beispielsweise Abweichungen bei Rechnungen oder manuelle Nachbearbeitungen von Daten umfassen.

2. Vorbereitung der Prozesse

Bevor Prozesse automatisiert werden, sollten sie vereinfacht werden, insbesondere wenn sie nicht wie geplant ablaufen oder unnötigerweise mehrfach bearbeitet werden. Die Standardisierung von Datenablage, Kundenkontakt und Wareneinkauf reduziert die Anzahl der zu automatisierenden Varianten, was die Effizienz und Umsetzbarkeit der Automatisierung verbessert.

Die Standardisierung ist das Schlüsselwort für erfolgreiche Automatisierung. Es ist wichtig, ähnliche Prozesse zu standardisieren, um einheitliche Arbeitsabläufe zu gewährleisten und unterschiedliche Automatisierungslösungen zu vermeiden.

3. Auswahl einer geeigneten Methode der Prozessautomatisierung

Nach der Identifizierung ineffizienter Prozesse ist eine strukturierte Planung der Prozessautomatisierung entscheidend. Dabei ist es wichtig, nicht nur einzelne Abschnitte der Aufgaben zu betrachten, sondern ein Gesamtkonzept für die Automatisierung zu entwickeln. Zentrale Fragen sind, ob die IT grundlegend verändert oder bestehende Strukturen verbessert werden sollen und welche Technologie für die Prozessautomatisierung eingesetzt werden soll.

4. Umsetzung der Prozessautomatisierung

Eine erfolgreiche Prozessautomatisierung erfordert einen schrittweisen Ansatz, um alle Mitarbeiter einzubeziehen und Unterbrechungen ihrer Aktivitäten zu minimieren. Die Einführung von Automatisierung sollte als kontinuierlicher Prozess betrachtet werden. Mitarbeitende sollten frühzeitig informiert und in professionellen Schulungen für die Technologien ausgebildet werden. Zudem muss eine geeignete Infrastruktur für die Automatisierung im Unternehmen geschaffen werden.

5. Überwachung und Optimierung der teilweisen Prozessautomatisierung

Nach der Implementierung einer Automatisierungssoftware ist es wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob sie fehlerfrei funktioniert und ob die Mitarbeitenden reibungslos mit dem Software-Roboter interagieren können. Um Geschäftsprozesse weiter zu optimieren, kann die Software bei Bedarf angepasst und auf andere Geschäftsbereiche erweitert werden.

Methoden zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Zur Automatisierung von Geschäftsprozessen können unterschiedliche Methoden angewandt werden. Je nach Anwendungsfall sollte eine andere Methode gewählt werden. Folgend werden einige Methoden zur Automatisierung von Geschäftsprozessen vorgestellt.

Workflow-Management-System

Ein Workflow-Management-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsprozesse zu visualisieren, zu automatisieren und zu überwachen. Es dient als zentrale Plattform für die Planung, Ausführung und Überwachung von Prozessen und ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.

Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die Unternehmen befähigt, manuelle Aufgaben und Tätigkeiten mittels Software-Robotern zu automatisieren. RPA-Software wird zur Automatisierung von wiederkehrenden Tätigkeiten wie Dateneingabe, Textverarbeitung und E-Mail-Management genutzt.

Business Process Management (BPM)

Business Process Management (BPM) ist eine Methode, die genutzt wird, um die Geschäftsprozesse zu analysieren, optimieren und automatisieren. Sie beinhaltet die Definition von Geschäftsprozessen, die Identifikation von Engpässen und Optimierungspotenzialen sowie die Implementierung von Automatisierungstechnologien. Durch BPM können Geschäftsprozesse schneller, effizienter und kosteneffektiver gestaltet werden.

Künstliche Intelligenz (KI)

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die Maschinen befähigt, menschenähnliche Intelligenz zu entwickeln und komplexe Aufgaben zu bewältigen. Im Bereich der Prozessautomatisierung kann KI zur Datenanalyse und Erstellung der Prognosen sowie Entscheidungen eingesetzt werden. Durch den Einsatz von KI können Geschäftsprozesse automatisiert und optimiert werden, wodurch menschliche Fehler reduziert und Entscheidungen schneller und präziser getroffen werden können.

Low-Code-Plattformen

Low-Code-Plattformen stellen eine Entwicklungsumgebung bereit, die es Entwicklern*innen gestattet, Anwendungen mit minimalem Programmieraufwand zu gestalten. Durch visuelle Entwicklungstools und Drag-and-Drop-Elemente können Entwickler*innen Anwendungen zügig und effizient erstellen. Des Weiteren können Low-Code-Plattformen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen genutzt werden, indem sie Entwickler*innen ermöglichen, Prozesse schnell und mühelos zu automatisieren und zu optimieren.

Herausforderungen der Prozessautomatisierung mit KI

Trotz der zahlreichen Vorteile, die die Prozessautomatisierung bietet, stehen Unternehmen bei ihrer Implementierung vor Herausforderungen:

Identifizierung der richtigen zu automatisierenden Prozesse
Integration in die bestehende IT-Infrastruktur
Komplexität der Automatisierungstools und -technologien
Widerstand gegen Veränderungen bei Mitarbeitenden
Sicherheitsaspekte und Schutz vor unerlaubtem Zugriff
Notwendigkeit sorgfältiger Planung und Umsetzung

Ein bedeutsamer Trend besteht darin, Künstliche Intelligenz nahtlos in die Prozessautomatisierung zu integrieren. Dadurch können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse intelligenter gestalten und umfangreiche Datenanalysen durchführen. Diese Fusion von menschlicher Intelligenz und automatisierten Prozessen führt zur zunehmenden Realisierung der kognitiven Automatisierung. Insbesondere im Finanzdienstleistungssektor eröffnet die Verbindung von Prozessautomatisierung und KI zahlreiche Möglichkeiten. Obwohl KI und Prozessautomatisierung zahlreiche Vorteile bieten, sind bei ihrer Einführung auch Herausforderungen und potenzielle Risiken zu beachten:

Technische Komplexität: Erfordert spezifisches Know-how und Investitionen in die Infrastruktur.
Datenschutz und Sicherheit: Umgang mit großen Datenmengen erfordert Sicherheitsmaßnahmen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden.
Akzeptanz und Widerstand: Einführung kann auf Widerstand bei Mitarbeitern stoßen, Schulungen und weitere Unterstützungsmöglichkeiten sind wichtig.
Ethik und Verantwortung: Notwendigkeit ethische Richtlinien einzuhalten und Auswirkungen auf die Gesellschaft zu berücksichtigen.

Beispiele der Prozessautomatisierung

Im Folgenden werden Beispiele der Prozessautomatisierung aufgezeigt. Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt. In kleinen, mittleren und großen Unternehmen gibt es verschiedene Anwendungsfelder, wo eine Prozessautomatisierung sinnvoll ist.

Automatisierung des Rechnungsprozesses

Rechnungseingang: Eine eingehende Rechnung wird automatisch von einem Eingangspostfach erfasst.
Datenüberprüfung: Die Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Positionen und Beträge werden automatisch extrahiert und mit den Bestelldaten abgeglichen.
Fehlerbehebung: Bei Unstimmigkeiten oder Abweichungen werden die Rechnungen an das zuständige Team zur manuellen Überprüfung weitergeleitet.
Genehmigung: Korrekte Rechnungen werden automatisch von einem Workflow-System geprüft und bei Übereinstimmung genehmigt.
Zahlungsfreigabe: Genehmigte Rechnungen werden automatisch im System verarbeitet, und der Rechnungsbetrag wird zur Zahlung freigegeben.
Buchhaltungseintrag: Nach Zahlungseingang werden die Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltungssoftware eingetragen und den entsprechenden Kostenstellen zugeordnet.

KI-basierte Prozessautomatisierung: Postrückläuferautomatisierung

Der Prozess der Bearbeitung von Postrückläufern (PRL), die aufgrund von Nicht-Zustellbarkeit zurückkommen, wird automatisiert. Dabei wird die Korrektheit der Adressdaten geprüft und die Briefe erneut versendet. Falls Rechnungen oder Mahnungen nicht zugestellt wurden, werden Mahnsperren gesetzt. Der Prozess ist nun vollautomatisiert, wobei 60% der PRL erfolgreich durch RPA erledigt werden.

Ein PRL wird empfangen; der Geschäftspartner und der Geschäftsvorfall werden anhand eines QR-Codes erkannt.
RPA sucht den Geschäftspartner im System nach neuen Adressen oder E-Mail-Adressen; es erfolgt eine Abfrage beim Einwohnermeldeamt und die gefundenen Datensätze werden übertragen.
Bei erfolgreicher Suche wird der Brief entweder an die neue Adresse versendet oder per E-Mail verschickt. Im Falle eines Misserfolgs wird der Fall an die Sachbearbeitung übergeben.

Umsetzung der Prozessautomatisierung

Bei der Umsetzung der Prozessautomatisierung spielen mehrere Erfolgsfaktoren eine entscheidende Rolle. Dazu gehören eine klare Strategie und Zielsetzung, die Unterstützung der Unternehmensleitung sowie eine sorgfältige Auswahl geeigneter Automatisierungstechnologien und -methoden. Zudem ist eine enge Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Abteilungen und eine angemessene Schulung der Mitarbeitenden unerlässlich. Eine kontinuierliche Überwachung und Anpassung der automatisierten Prozesse gemäß den sich ändernden Anforderungen ist ebenfalls entscheidend für den Erfolg der Prozessautomatisierung.

Ein professioneller Dienstleister ist wichtig, um Fachwissen und Erfahrung im Rahmen einer Prozessautomatisierung-Beratung oder Projektarbeiten einzubringen. Das IPH unterstützt Sie gerne bei der erfolgreichen Umsetzung der Prozessautomatisierung.

Prozessautomatisierung: Effizienzsteigerung durch Automatisierung von Geschäftsprozessen